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Formale Standards erleichtern die Aufgabe, Tag für Tag den Nachrichtenzyklus neu aufzurollen. Der Aufbau der Meldungen folgt festen Regeln, so dass sich alle Konzentration auf den Inhalt der aktuellen Informationen richten kann. Das von den Nachrichtenagenturen vereinbarte einheitliche Meldungsformat – als Standardisierungsorgan dient hier der International Press Telecommunications Council (IPTC) – bildet ein festes Gerüst mit Datenfeldern für Sendepriorität, Stichwörter oder Herkunft einer Meldung:

Mit der Prioritätskennung von 1 (höchste Dringlichkeit) bis 5 (niedrigste Dringlichkeit) erhält die Agenturmeldung eine Bewertung hinsichtlich Tragweite und Überraschungscharakter. Dass sich diese Einschätzungen von Agentur zu Agentur und auch innerhalb einer Redaktion unterscheiden, liegt auf der Hand. Auch werden die Sendeprioritäten und Bezeichnungen dafür von den einzelnen Nachrichtenagenturen unterschiedlich gehandhabt.

Sendeprioritäten

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Blitz – Prorität 1: für Ereignisse von potenziell historischer Bedeutung und höchstem Überraschungsgrad. Beispiele sind der Beginn eines Krieges oder der Tod eines amtierenden Regierungschefs im eigenen Land. Meldungsumfang: wenige Stichwörter.

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Eil – Priorität 2: für herausragende Ereignisse von hohem Überraschungsgrad, die einen deutlichen Einschnitt bedeuten. Beispiele sind der Rücktritt einer Regierung oder eine Naturkatastrophe mit großen Schäden. Meldungsumfang: ein Satz.

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Standardmeldung – Priorität 3: für Ereignisse, die aus dem gleichmäßigen Strom der Meldungen herausgehoben werden sollen. Beispiele sind die Unterzeichnung eines internationalen Abkommens oder der Tod einer prominenten Persönlichkeit. Meldungsumfang: ein bis zwei Absätze.

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Standardmeldung – Priorität 4: für Routine-Ereignisse, wie sie jeden Tag auftreten können, sowie für Korrespondentenberichte und andere Begleittexte zur Nachricht. Beispiele sind Äußerungen eines Politikers oder die Bilanz eines Unternehmens. Meldungsumfang: ein Absatz bis zur maximalen Obergrenze (von Agentur zu Agentur unterschiedlich).

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Technische Mitteilungen – Priorität 5: für Routinemitteilungen der Nachrichtenagentur an die Bezieher des Dienstes ohne einen aktuellen Bezug.

Die Ressortkennung ordnet die Meldung einem Ressort zu – üblich sind pl (Politik), wi (Wirtschaft), ku (Kultur), vm (Vermischtes) und sp (Sport). Redaktionshinweise wie die Ankündigung einer Zusammenfassung werden mit der Ressortkennung rs (Redaktioneller Service) übermittelt. Die Stichwortzeile enthält ein bis fünf Begriffe, die eine grobe inhaltliche Einordnung der Meldung bieten. Dieses Feld im Meldungsformat ist die zentrale Ansatzstelle für die Redaktionen, um in mehreren Agenturdiensten gleichzeitig nach Meldungen zu einem bestimmten Thema zu suchen. Intelligentere Suchstrategien als bisher ermöglicht das bereits teilweise verwendete Dateiformat der Extensible Markup Language (XML) mit spezifischen Umsetzungen für Agenturmeldungen (NITF und NewsML).

Die mehrmals am Tag gesendeten Nachrichtenübersichten der Agenturen erheben den Anspruch, alle für die aktuelle Berichterstattung relevanten Themen aufzulisten. Wie die Terminvorschau zu Beginn eines Tages bietet sie Nachrichtenredaktionen eine Grundlage zur Planung. Zugleich geben Nachrichtenübersichten auch einen Überblick zu den Agenturangeboten, die als „Extras“ oder „Sidebars“ die eigentliche Kernnachricht begleiten.